โครงการพัฒนาระบบใหม่ บริษัท Coffee's Love

พัฒนาระบบ บริษัท Coffee's Love

จัดทำโดย

นางสาวเกศสุพร  เขียวขำ 2571031441318

นางสาวอาริสา   พิพ์สวัสดิ์ 2571031441343

เสนอ

อาจารย์นพศักดิ์    ตันติสัตยานนท์

สาขาเทคโนโลยีสารสนเทศ  คณะอุตสาหกรรมและเทคโนโลยี

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์ วิทยาเขตวังไกลกังวล

บริษัท Coffee's Love

ที่มาของบริษัท            

       เริ่ม ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2545 ภายในชื่อบริษัท คอฟฟี่เลิฟ  จำกัด เพื่อผลิตและจัดจำหน่ายสินค้า ประเภทเครื่องดื่มกาแฟ ซึ่งได้ใช้ตรา   Coffee's Love บริษัท คอฟฟี่เลิฟ  จำกัด ตั้งอยู่ที่ 126 หมู่ 2 ต.โพไร่หวาน อ.เมือง จ.เพชรบุรี 76000 อีกทั้งบริษัทบริษัท คอฟฟี่เลิฟ จำกัด ร่วมมือกับนักวิจัยพัฒนาทางเฉพาะด้านเมล็ดของกาแฟ  ได้คัดสรรเมล็ดกาแฟที่มีคุณภาพ เพื่อนํามาผลิตสินค้าที่มีคุณภาพและได้มาตรฐานที่มีประโยชน์ต่อร่างกาย แก่ผู้บริโภค

        9 มีนาคม 2550 บริษัท คอฟฟี่เลิฟ จำกัด ได้ร่วมหุ้นกับ บริษัท เมกกะ ประเทศซาอุดิอาระเบีย และได้เปลี่ยนชื่อเป็น บริษัท Coffee's Love   จนถึงทุกวันนี้บริษัท Coffee's Love ก็ไม่เคยหยุดนิ่งที่จะพัฒนา  สรรหาเมล็ดกาแฟที่ดีมีคุณภาพ และพัฒนาสินค้าที่มีคุณภาพ ตลอดจนศึกษาพฤติกรรมผู้บริโภคอย่างต่อเนื่อง เพื่อนํามาเป็นข้อมูลในการพัฒนาสินค้าและคุณภาพสินค้า และสร้างสินค้าใหม่ออกมาเรื่อยๆ โดยยังมุ่งเน้นความพึงพอใจของผู้บริโภคเป็นที่สำคัญ

ภารกิจ

       1. เราจะยืนหยัดในความเป็นผู้นำ โดยการส่งออกผลิตภัณฑ์กาแฟสู่ตลาดโลก โดยการมุ่งมั่นใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่าสูงสุดตามความต้องการของผู้บริโภค

        2. วางแผนกลยุทธ์ทางการตลาด เพื่อให้เป็นที่แพร่หลาย

        3. สร้างสรรค์ความเป็นเลิศในสินค้าและการบริการ อันนำมาซึ่งความประทับใจของลูกค้า

        4. ปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างศักยภาพการแข่งขันที่ดีกว่า

วัตถุประสงค์  

        1. เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค

        2. ต้องการให้ผู้บริโภคมีความพึงพอใจต่อสินค้า

        3. เพื่อความรุ่งเรื่องของกิจการและธุรกิจ

การดำเนินงานของธุรกิจโดยรวม

        1. รับสมัครพนักงานเข้าร่วมธุรกิจ บริษัท Coffee's Love

        2. รับสมัครผู้บริหารคลังสินค้า

        3. รับสมัครพนักงานที่มีคุณภาพเข้ามาร่วมทำงานกับ บริษัท Coffee's Love

        4. บริการจำหน่ายสินค้า

        5. บริหารองค์กรด้วยธรุกิจเครือข่าย

แผนผังการจัดการองค์กร          

                                                                                                                 

หน้าที่ ปัญหาและการแก้ปัญหาของแต่ละแผนกมีดังนี้

•  ฝ่ายงานบริหาร               

       - แผนกบัญชี   มีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการด้านรับ-จ่ายเงินทุกประเภท เก็บรักษาเงิน  ดำเนินการด้านภาษี การปิดบัญชี ตรวจและจัดทำใบสำคัญ ใบสำคัญเงินโอนและใบแจ้งโอนบัญชีจัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบเงินสด ประมาณรายได้และรายจ่ายและรายละเอียดของโรงงาน

         ปัญหาของแผนกบัญชี คือ

       1. การเบิกงบประมาณการใช้จ่ายเป็นไปได้ยากและล่าช้าในการทำงาน

       2. ยังคงต้องใช้เครื่องคิดเลขในการคำนวณ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

       3. การได้รับข้อมูลและเอกสารประกอบการลงทะเบียนล่าช้า

     - แผนกบุคคล  มีหน้าที่มีหน้าที่สรรหาและจัดจ้างบุคลากร  พัฒนาประเมินผล  และปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคลากรอย่างได้มาตรฐาน จัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

          ปัญหาของแผนกบุคคล คือ

        1. ไม่อาจทราบได้แน่นอนว่า พนักงานทำงานจริงหรือไม่

        2. คอมพิวเตอร์ล้าสมัยทำให้การกรอง/แก้ไขประวัติพนักงานเป็นไปอย่างยากและล่าช้า

        3. ไม่อาจทราบได้แน่นอนว่า เวลาเข้า-ออกงานจากพนักงานของแต่ละคนจริงหรือไม่

• ฝ่ายงานปฏิบัติงาน

        - แผนกงานขาย มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

           ปัญหาของแผนกขาย คือ

        1. เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

        2. การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา

        3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

       - แผนกการตลาด มีหน้าที่ในการศึกษาหรือวิเคราะห์ตลาดดูหุ้นส่วน ตรวจสอบคู่แข่งให้การแข่งขันทางการตลาด จัดการโปรโมชั่นต่างๆ ให้แก่ผู้บริโภค

          ปัญหาของแผนกการตลาด คือ

       1. อัพเดทข้อมูลการตลาดไม่ทัน ตลาดคู่แข่ง

       2. จัดการโปรโมชั่นให้กับผู้บริโภคได้ยาก เพราะขาดข้อมูล

•  ฝ่ายธุรการ

        - แผนกประชาสัมพันธ์   มีหน้าที่ให้คำปรึกษาแก้ผู้บริโภค รวมทั้ง นำเสนอสินค้าใหม่ๆ ในทุกด้าน

           ปัญหาของแผนกประชาสัมพันธ์ คือ

        1. หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก

        2. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

        3. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

       - แผนกจัดส่งสินค้า มีหน้าที่จัดสินค้าส่งออกตามร้านค้า, ห้างสรรพสินค้า

           ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า คือ

        1. ส่งสินค้าตกหล่น หรือ ไม่ครบเนืองจากสินค้าไม่ครบตามที่กล่าวมา

        2. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

        3. ส่งสินค้าไม่ทันหรือไม่ตรงตามวันเนื่องจากการจราจรติดขัด

      - แผนกคลังสินค้า มีหน้าที่วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้งจำนวนสินค้า คุณภาพสินค้า  การจัดเก็บรับสินค้าสำเร็จรูปและระบบการจัดเก็บสินค้าทั่วไป ภายในสต็อกจัดสรรพื้นที่ใน การเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าอนุมัติเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าเข้าออกจากคลังควบคุมดูแลการเคลื่อนย้ายสินค้าโดยการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายกำหนดกฎระเบียบเกี่ยวกับความปลอดภัยในการบริหารคลังสินค้า

           ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

        1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

        2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้

        3. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

        4. ตรวจเช็คข้อมูลของสินค้าย้อนหลังได้ยาก

•  ฝ่ายโรงงาน

        - แผนกผลิตสินค้า มีหน้าที่ที่ผลิตสินค้าให้ตรงตามแนวนโยบายที่กำหนด, ผลิตสินค้าให้ครบตรงสูตรสินค้า, สะอาด และรวดเร็วตามวันกำหนด

           ปัญหาของแผนกผลิตสินค้า คือ

        1. ไม่อาจทราบได้แน่นอนว่าที่ผลิตสินค้าได้ไม่ทันตามเวลา เกิดจาการอู้งานของพนักงาน

        2. พนักงานผลิต ต้องสะอาดแต่งกายรัดกุมมิดชิด และมีความระมัดระวังให้มาก

        3. ผลิตสินค้าได้ไม่ครบตามต้องการเนื่องจากขาดวัตถุดิบในการผลิต

       - แผนกตรวจสอบสินค้า  มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบคุณภาพของสินค้า  และวัตถุดิบแต่ละประเภท  ให้เป็นไปตามมาตรฐานเรื่องคุณภาพที่บริษัทกำหนด และให้ความสำคัญกับ กระบวนการตรวจสอบสินค้าทุกระบวนการผลิต เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าได้ผ่านการตรวจสอบคุณภาพก่อนถึงมือลูกค้า

           ปัญหาของแผนกตรวจสอบสินค้า คือ

        1. มีการตรวจสอบที่ผิดพลาด

        2. คุณภาพสินค้าไม่ได้ตามที่ต้องการ

ปัญหาระหว่างแผนกที่เกี่ยวข้องกัน

          ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกการขาย

       - อัพเดทข้อมูลช้า ไม่ทันต่อสินค้าคู่แข่ง

       - จัดการโปรโมชั่นให้กับลูกค้าล่าช้า สินค้าใหม่ๆทำยอดขายได้ช้า

           ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกงานการบัญชี

       - เอกสารคลาดเคลื่อน ทำให้สรุปผลบัญชีช้า

       - ไม่สามารถตรวจสอบความชัดเจนได้ เลยทำให้เกิดปัญหาการสรุปผลกำไรขาดทุนทางบริษัท

           ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกบุคคล

       - พนักงานไม่ค่อยรู้ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท

       - สินค้าไม่มียอดเพิ่ม ข้อมูลไม่ชัดเจน

           ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกประชาสัมพันธ์

       - จัดโปรโมชั่นที่ไม่น่าสนใจ

       - การคืนทุนให้กับลูกค้าทำได้ยาก เช่น การสมนาคุณ ลดราคา ฟรีของแถม ฯลฯ

           ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกจัดส่งสินค้า

       - จำนวนสินค้าไม่ตรงตามเอกสารเลยทำให้สินค้าคลาดเคลื่อน

           ปัญหาระหว่างแผนกการตลาดกับแผนกการผลิต

       - การผลิตสินค้าล่าช้าทำให้ยอดสินค้าต่ำ

           ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกการขาย

       - หากประชาสัมพันธ์สินค้าไม่ตรงกับผลิตภัณฑ์อาจทำให้เกิดความผิดพลาด

           ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกการตลาด

       - หากประชาสัมพันธ์ไม่รู้เกี่ยวกับสินค้าตัวใหม่ๆอาจทำให้เกิดการผิดพลาดในการวางตลาดและจัดโปรโมชั่น

           ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกจัดส่งสินค้า

       - ถ้ามีการติดต่อประสานงานในเรื่องของการนัดหมายเวลาในการส่งสินค้าไม่ดี อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการเสียเวลา

           ปัญหาระหว่างแผนกจัดส่งสินค้ากับแผนกคลังสินค้า

       - การจัดเรียงสินค้าที่ผิดประเภทเป็นเหตุให้เสียเวลาในการเคลื่อนย้ายหรือส่งสินค้าล่าช้า

           ปัญหาระหว่างแผนกจัดส่งสินค้ากับแผนกงานการบัญชี

       - บัญชีสินค้าไม่ทันสมัย เนื่องจากสินค้ามีจำนวนมากและยากต่อการเช็ดสินค้า

           ปัญหาระหว่างแผนกจัดส่งสินค้ากับแผนกงานการบัญชี

       - สินค้าไม่พอต่อความต้องการของลูกค้าในระหว่างการขาย ทำให้เป็นเหตุในการสำรองสินค้าให้เพียงพอต่อการขาย

          ปัญหาระหว่างแผนกการผลิตกับการขาย

       - ถ้าผลิตสินค้าไม่ตรงตามความต้องการของตลาด ก็จะทำให้การยอดขายลดลง

         ปัญหาระหว่างแผนกการผลิตกับแผนกคลังสินค้า

       - เราต้องผลิตสินค้าให้ได้ตามจำนวนที่คลังสินค้าต้องการ ถ้าเกิดว่าเราผลิตสินค้าจำนวนน้อยกว่าในคลังสินค้าก็จะมีสินค้าน้อย ทำให้คลังสินค้าไม่มีสินค้าสำรองส่งให้ตามความต้องการ

         ปัญหาระหว่างแผนกการผลิตกับแผนกตรวจสอบสินค้า

      - ถ้าเกิดเราผลิตสินค้า มาแล้วการตรวจสอบสินค้าผิดพลาด ไม่ครบถ้วน ไม่ได้มาตรฐาน ก็อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้

         ปัญหาระหว่างแผนกงานการบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า

      - แผนกบัญชีไม่สามารถทราบจำนวนการส่งสินค้าได้ ถ้าหากแผนกการจัดส่งสินค้าไม่แจ้งให้ทราบ

         ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกคลังสินค้า

      - หากแผนกคลังสินค้ากับแผนกขายไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าที่ตรงกับเพียงพอกับการขายหรือไม่และถ้าหากไม่ทราบทำให้เสียเวลาในการตรวจสอบสินค้าใหม่

         ปัญหาระหว่างแผนกงานการบัญชีกับแผนกคลังสินค้า

      - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากคลังสินค้าไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า

      - ถ้าคลังสินค้าแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

         ปัญหาระหว่างแผนกงานการบัญชีกับแผนกบุคล

      - บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบ

         ปัญหาระหว่างแผนกงานการบัญชีกับแผนกการขาย

       - บัญชีและการเงินไม่สามารถสรุปรายได้ – รายจ่ายของบริษัทได้ หากการขายไม่แจ้งยอดขายให้ทราบ

       - ถ้าการขายแจ้งยอดมาไม่ถูกต้องทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

       - บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด

         ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกงานการบัญชี

      - ทางแผนกประชาสัมพันธ์ไม่สามารถประชาสัมพันธ์สินค้าได้ หากไม่ได้งบประมาณจาก แผนกงานการบัญชี

        ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์

      - การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ระบบงานที่ต้องการพัฒนา

    

      1. ระบบงานการบัญชี

      2. ระบบงานบุคคล

      3. ระบบประชาสัมพันธ์

      4. ระบบคลังสินค้า

      5. ระบบการตลาด

      6. ระบบการจัดส่งสินค้า

      7. ระบบการขาย

      8. ระบบการตรวจสอบสินค้า

      9. ระบบการผลิตสินค้า

สรุปปัญหาทั้งหมด

1.       การได้รับข้อมูลและเอกสารประกอบการลงทะเบียนล่าช้า

2.       ระบบคอมพิวเตอร์ล้าสมัย หน่วยความจำน้อย ซึ่งทำให้การประมวลผลข้อมูลล่าช้า

3.       เอกสารมีจำนวนมากเกิน ทำให้การทำงานล่าช้า เนื่องจากเสียเวลาในการค้นหาเอกสาร

4.       การค้นหาเอกสารยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และเสี่ยงต่อการสูญหาย

5.       ไม่อาจทราบได้แน่นอนว่า พนักงานทำงานจริงหรือไม่

6.       คอมพิวเตอร์ล้าสมัยทำให้การกรอง/แก้ไขประวัติพนักงานเป็นไปอย่างยากและล่าช้า

7.       มีข้อมูลบางคนไม่ครบ

8.       ไม่อาจทราบได้แน่นอนว่า เวลาเข้า-ออกงานจากพนักงานของแต่ละคนจริงหรือไม่

9.       เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

10.   การค้นหาเอกสารทำได้ยาก เสียเวลา

11.   ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

12.   ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

13.   อัพเดทข้อมูลการตลาดไม่ทัน ตลาดคู้แข่ง

14.   จัดการโปรโมชั่นให้กับผู้บริโภคได้ยาก เพราะขาดข้อมูล

15.   หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ ทำได้ไม่ดีนัก

16.   การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

17.   การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

18.   จำนวนสินค้าไม่ตรงตามใบเอกสารที่ได้รับ

19.   ส่งสินค้าตกหล่น หรือ ไม่ครบเนืองจากสินค้าไม่ครบตามที่กล่าวมา

20.   ส่งสินค้าไม่ทันหรือไม่ตรงตามวันเนื่องจากการจราจรติดขัด

ตารางปัญหาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละแผนก

                                                                                                                           

แสดงการจำแนกกิจกรรม ( Activates ) ของหน้าที่ที่การทำงาน ( Function ) ในบริษัท

*********************************************************************************

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร โครงการที่ต้องการพัฒนา

1. ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

          1. แผนกบัญชี

          2. แผนกการขาย

          3. แผนกจัดส่งสินค้า

**ทางบริษัทได้จัดงบประมาณในการพัฒนาระบบ จำนวน 300,000 บาท

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามามีวัตถุประสงค์ของแต่ละระบบดังนี้

         1. ระบบงานการบัญชี

             - เพื่อเพิ่มความแม่นยำในตัดสินใจ ความถูกต้องของข้อมูล และสามารถตรวจสอบได้

         2. ระบบการขาย

             - เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจำหน่ายสินค้า ให้ลูกค้าเกิดความประทับใจในการเลือกสินค้า

         3. ระบบจัดส่งสินค้า

             - มีวัตถุประสงค์ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในการจัดส่งสินค้า และ สามารถสั่งสินค้าได้อย่างมั่นใจเพิ่มมากขึ้น

       เมื่อพิจารณาระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์  ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำระบบทั้ง  3  มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัท  เพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุดและสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตาราง

                                                                                                                                         

จากตารางแสดงการเปรียบเทียบ  ระบบกับวัตถุประสงค์  พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนอง  ความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ   งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์   ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและ  ผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ    ระบบงานการบัญชี กับ  ระบบการขายและระบบจัดส่งสินค้า   แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท   ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบการขาย   ซึ่งเป็นโครงการขนาดใหญ่ที่ทางบริษัทสามารถ   ให้เงินลงทุนได้และปฏิเสธ โครงการพัฒนาระบบงานการบัญชีและระบบจัดส่งสินค้าไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาต่ำกว่าจริงแต่เป็นระบบที่ขนาดเล็กและไม่ครอบคุ้มวัตถุประสงค์

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

        หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม  และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้ การขายสินค้าและประชาสัมพันธ์นั้นลำบาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของ การเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจ  ทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล  ทำให้การขายสินค้าลดน้อยลงเพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกใน

         ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

         ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

         ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

แนวทางเลือกในการพัฒนา

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1 ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                            น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                            น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                            น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                            น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน แสดงผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

แนวทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

     ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทีย    
                      น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                      น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                      น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                      น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน แสดงผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

     ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     - ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     - ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า   มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่  จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น  4  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงิน ทั้งสิ้น 220,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

    -  ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

        หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

        ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทาง ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด   นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว  ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์  อันดีของพนักงานภายในบริษัท  พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

*********************************************************************************

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย       

       นำระบบการขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์

         โครงการการพัฒนาระบบการขาย ของบริษัท มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบการขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

          โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการขายของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท  B มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

         1. ระบบต้องทำงานได้เร็วและสะดวก

         2. ระบบต้องมีการประชาสัมพันธ์ที่ดึงดูดลูกค้า

         3. ระบบมีการผิดพลาดที่น้อยที่สุด

         4. ระบบต้องมีความถูกต้องและแม่นยำได้

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

         1. การประชาสัมพันธ์ไม่สามารถดึงดูดลูกค้าได้

         2. มีการวางแผนตลาดที่ไม่คล่องตัว

         3. การทำงานของแต่ละฝ่ายไม่แน่นอน

         4. ข้อมูลที่ได้มาไม่ชัดเจน

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

         1  บริษัทสามารถตรวจสอบการขายได้

         2. บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

         3. ขั้นตอนการทำงานของระบบการขายในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

         4. การสั่งจอง การซื้อ การจัดส่งสินค้า ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

         5. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

แนวทางในการพัฒนา

         การพัฒนาระบบของบริษัท Coffee's Love เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของ ของระบบงานการบัญชี   ระบบการขาย  และระบบจัดส่งสินค้า ในส่วนของระบบการขายในบริษัท  เพื่อเพิ่มรายได้ของบริษัท สร้างภาพพจน์ที่ดีขึ้น   ตามความต้องการ ในระบบใหม่ที่ทีมงาน  ได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้ จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

         1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

         2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

         3. การวิเคราะห์ระบบ

         4. การออกแบบเชิงตรรกะ

         5. การออกแบบเชิงกายภาพ

         6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

         7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

        เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการ  เพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิม  หรือให้เหมาะสมกับ  องค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

       ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท Coffee's Loveข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

        1. ต้องการสั่งสินค้าไม่เป็นระบบทำให้เกิดความผิดพลาด

        2. ต้องการทราบผลกำไรที่แน่นอน

        3. ตรวจสอบการสั่งซื้อ การสั่งจองสินค้า ที่ชัดเจน

        4. ต้องการลดระยะเวลาในการทำงาน

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

     เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน  ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ ให้กับทีมงานแต่ละคน อย่างชัดเจนเพื่อร่วมสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

       1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

       2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

       3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

      1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของระบบการขาย   มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื่อสินค้า

      2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

      3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

      เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ   ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน   ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

      ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ   ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

      ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบ  ของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม   เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

     • เขียนโปรแกรม

     • ทดสอบโปรแกรม

     • ติดตั้งระบบ

     • จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

       อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

        แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

     • ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

     • ประมาณการใช้ทรัพยากร

     • ประมาณการใช้งบประมาณ

     • ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

       ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

    •  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ  ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

    •  โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ  รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและ   พัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

   จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ   ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้   มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้

     1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง

     2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 15 เครื่อง

     3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 2 เครื่อง

ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้

     1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ

     2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ

     3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม

     4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

      1. ในส่วนของผู้บริหาร

          - ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                       * นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์           150,000

      2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

          - ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่                        40,000

      3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ

          - เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ                40,000

          - อื่น ๆ                                                                                    10,000

ประมาณการใช้งบประมาณ

      จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงาน และงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก  ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

       ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท Coffee's Love ที่ต้องการนำระบบมาใช้ใน    การทำงานในส่วนของระบบคลังสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและวัตถุดิบในการผลิต   ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

       จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

       จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท Coffee's Love  ส่วนใหญ่บริษัทจะมี  การนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วน  แต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำ รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ  ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 4 ด้านดังนี้

        1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ของระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

       2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร

        จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

********************************************************************************

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

        เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ  เพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติ  จากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา   และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้น เพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

         ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

        จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

         1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

         2. ความต้องการในระบบใหม่

         3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

        1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2010

        1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP 5 เครื่อง Windows7 15 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

          - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft office Excel 2010 และ Microsoft office Word ในการคำนวณบัญชีและจัดทำเอกสาร

          - แผนกบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

         - แผนกขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft office Excel 2010 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

         - แผนกการตลาดใช้ซอฟแวร์ Microsoft office PowerPoint 2010  ในการนำเสนอข้อมูล

         -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

         -แผนกจัดส่งสินค้า Gps ในการตรวจหาเส้นทาง

        - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

         -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

         -แผนกตรวจสอบสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

      1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1เครื่อง

        1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

        2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

      2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว

      2.3 ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

      2.4 สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

      2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่

      จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

       1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

       2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

       3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

       4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

       5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

       6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

****************************************************************

ขั้นตอนที่ 4

การออกแบบเชิงตรรกะ

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD

        จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ได้ดังนี้

แผนภาพบริบท (Context Diagram)

อธิบาย Context Diagram

        จาก Context Diagram ของระบบการขาย บริษัท Coffee's Love  ซึ่งสัญลักษณ์  Process  จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ลูกค้า เจ้าของกิจการ พนักงาน ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง  External  Agents  ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขาย บริษัท Coffee's Love นี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ ได้ดังนี้

ลูกค้า

          - ส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า รายการสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และการชำระเงิน เข้าสู่ระบบ

          - ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่างๆในการจัดการ การสั่งซื้อสินค้าจึงจะสามารถแสดงใบสั่งซื้อสินค้า กับ การชำระเงินจึงจะสามารถแสดงใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้

พนักงาน

          - เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ระบบได้คำนวณจำนวนสินค้าและราคาสินค้าทั้งหมดโดยการคำนวณจากพนักงานเบื้องต้นเพื่อแจ้งชำระค่าสินค้าของลงสู่ระบบ

          - เมื่อได้รายการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า พนักงานจะบอกข้อมูลลูกค้าเกี่ยวกับสินค้าที่สั่งซื้อต้องชำระเงินแบบไหนและให้ใบสั่งซื้อสินค้ากับใบเสร็จรับเงินแก่ลูกค้า

เจ้าของกิจการ

          - เมื่อเจ้าของกิจการต้องการทราบข้อมูลต่างๆจะส่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาในระบบ

          - เมื่อระบบทำการประมวลผลเรียบร้อยแล้วจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงและรายงานต่างๆให้กับเจ้าของกิจการ

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

        จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 6 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ที่รวบรวมมาได้ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

        - เมื่อลูกค้าเรียกดูข้อมูลลูกค้า จะผ่านขั้นตอนภายในระบบลูกค้าแล้วโดยเรียกจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าแล้วส่งรายละเอียดข้อมูลไปยังเจ้าของกิจการ

Process 2 ระบบพนักงาน

        เป็นระบบที่จัดการพนักงานในเรื่องการเรียกดูข้อมูลพนักงาน สามารถอธิบายข้อมูล ดังนี้

      - เมื่อพนักงานเรียกดูข้อมูลพนักงาน จะผ่านขั้นตอนภายในระบบพนักงานแล้วโดยเรียกจากแฟ้มข้อมูลพนักงานแล้วส่งรายละเอียดไปยังเจ้าของกิจการ

Process 3 ระบบรายการสินค้า

      เป็นระบบที่จัดการในเรื่อง จัดเตรียมสินค้า คำนวณสินค้าและออกใบสั่งซื้อสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

      - เมื่อพนักงานต้องการเรียกดูข้อมูลรายการสินค้า โดยจะเรียกจากแฟ้มรายการสินค้าแล้วส่งข้อมูลกลับไปให้พนักงาน จากนั้นระบบจะทำการส่งข้อมูลรายการสินค้ากลับมาให้พนักงาน

แสดง DFD LEVEL 1 Process 1

      - เมื่อลูกค้าต้องการรายการสินค้า จะเรียกแฟ้มรายการสินค้าแล้วส่งข้อมูลกลับไปให้ลูกค้า จากนั้นระบบจะทำการส่งข้อมูลรายการสินค้ากลับมาให้ลูกค้า

Process 4 สั่งซื้อสินค้า

     เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า  สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก  Process  ดังต่อไปนี้

     - เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ  จากนั้น  Process  จะทำการประมวลผล  เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูล การสั่งซื้อสินค้าและจะส่งใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า โดยจะเรียกจากแฟ้มใบสั่งซื้อสินค้า

    - เมื่อพนักงานต้องการเรียกดูข้อมูลสั่งซื้อสินค้า จะเรียกแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้ากลับมาให้พนักงาน

Process 5 ระบบชำระเงิน

     เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

     - เมื่อลูกค้าต้องการชำระเงินจะทำการส่งข้อมูลชำระเงินเข้าสู่ระบบ จากนั้น  Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้ม ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มข้อมูลการชำระเงินสด และแฟ้มข้อมูลการชำระเงินผ่อน มาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่ง  ข้อมูลการชำระเงินไปจัดเก็บที่แฟ้ม  ข้อมูลการชำระเงินกับแฟ้มใบเสร็จรับเงิน   แจ้งการชำระเงินและส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

     - เมื่อพนักงานต้องการเรียกดูข้อมูลการชำระเงิน โดยจะเรียกแฟ้มข้อมูลการชำระเงินกลับมาให้พนักงาน

Process 6 พิมพ์รายงาน

      เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายงานต่าง ๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

      - เมื่อเจ้าของกิจการต้องการพิมพ์รายงาน เจ้าของกิจการจะทำการเลือกรายงานจากระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้ม ข้อมูลลูกค้า  แฟ้มข้อมูลพนักงาน    แฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน มาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งรายงานให้กับเจ้าของกิจการ

แสดง DFD LEVEL 1 Process 1

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 1

Process 1 ระบบลูกค้ามีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 4 Process ดังนี้

Process 1.1 ระบบเพิ่มข้อมูลลูกค้าเป็นขั้นตอนการเพิ่มข้อมูล

      - Process จะทำการเพิ่มข้อมูลลูกค้าไปยังแฟ้มข้อมูลลูกค้าและทำการประมวลผลเพื่อบันทึกไปที่แฟ้มข้อมูลลูกค้า

Process 1.2 ระบบลบข้อมูลลูกค้าเป็นขั้นตอนการลบข้อมูล

      - พนักงานเรียกดูข้อมูลลูกค้า แล้วสามารถ ทำการลบข้อมูลลูกค้า และทำการประมวลผลเพื่อบันทึก ไปยังแฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการลบไปให้พนักงาน

Process 1.3 ระบบแก้ไขข้อมูลลูกค้าเป็นขั้นตอนที่ทำการแก้ไขข้อมูล

      - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 และ Process ที่ 1.2 นำมาแก้ไขและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขไปให้กับพนักงาน

Process 1.4 แสดงข้อมูลลูกค้าเป็นขั้นตอนที่ทำการแสดงผลข้อมูลที่ทำการเพิ่ม ลบ และ แก้ไข

      - Process จะทำการรับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า แล้วนำมาทำการแสดงข้อมูลให้กับลูกค้าดูและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลลูกค้า

แสดง DFD LEVEL 1 Process 2

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2

Process 2 ระบบพนักงานมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 4 Process ดังนี้

Process 2.1 ระบบเพิ่มข้อมูลพนักงานเป็นขั้นตอนการเพิ่มข้อมูล

      - Process จะทำการเพิ่มข้อมูลพนักงานไปยังแฟ้มข้อมูลพนักงานและทำการประมวลผลเพื่อบันทึกไปที่แฟ้มข้อมูลพนักงาน

Process 2.2 ระบบลบข้อมูลพนักงานเป็นขั้นตอนการลบข้อมูล

     - พนักงานเรียกดูข้อมูลพนักงานแล้วสามารถ ทำการลบข้อมูลพนักงาน และทำการประมวลผลเพื่อบันทึก ไปยังแฟ้มข้อมูลพนักงาน

Process 2.3 ระบบแก้ไขข้อมูลพนักงานเป็นขั้นตอนที่ทำการแก้ไขข้อมูล

     - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 และ Process ที่ 1.2 นำมาแก้ไขและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลพนักงาน

Process 2.4 แสดงข้อมูลพนักงานเป็นขั้นตอนที่ทำการแสดงผลข้อมูลที่ทำการเพิ่ม ลบ และ แก้ไข

     - Process จะทำการรับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลพนักงาน แล้วนำมาทำการแสดงข้อมูล ให้กับพนักงานดูและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลพนักงาน

แสดง DFD LEVEL 1 Process 3

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 3

Process 3 ระบบรายการสินค้ามีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 4 Process ดังนี้

Process 3.1 ระบบเพิ่มข้อมูลรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการเพิ่มข้อมูล

     - Process จะทำการเพิ่มข้อมูลรายการสินค้าไปยังแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าและทำการประมวลผลเพื่อบันทึกไปที่แฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

Process 3.2 ระบบลบข้อมูลรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการลบข้อมูล

     - พนักงานเรียกดูข้อมูลรายการสินค้าแล้วสามารถ ทำการลบข้อมูลรายการสินค้า และทำการประมวลผลเพื่อบันทึก ไปยังแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

Process 3.3 ระบบแก้ไขข้อมูลรายการสินค้าเป็นขั้นตอนที่ทำการแก้ไขข้อมูล

     - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 และ Process ที่ 1.2 นำมาแก้ไขและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

Process 3.4 แสดงข้อมูลรายการสินค้าเป็นขั้นตอนที่ทำการแสดงผลข้อมูลที่ทำการเพิ่ม ลบ และ แก้ไข

     - Process จะทำการรับข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า แล้วนำมาทำการแสดงผลข้อมูลให้กับพนักงานและลูกค้าดูและประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า

แสดง DFD LEVEL 1 Process 4

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 4

Process 4 ระบบสั่งซื้อสินค้ามีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

Process 4.1 จัดการขายสินค้าเป็นขั้นตอนการสั่งซื้อสินค้า

     - พนักงานและลูกค้าจะทำการเรียกดูข้อมูลสั่งซื้อสินค้า Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มสั่งซื้อสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และแฟ้มข้อมูลรายการสินค้าและทำการประมวลผลจากนั้นจะทำการส่งข้อมูลไปให้กับ Process 4.2

Process 4.2 พิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้าให้กับลูกค้า

     - Process จะทำการรับข้อมูลมาจาก Process 4.1 และทำการประมวลผลจากนั้นจะดึงข้อมูลจากแฟ้มใบสั่งซื้อสินค้าแล้วพิมพ์ออกมาให้ลูกค้า

แสดง DFD LEVEL 1 Process 5

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 5

Process 5 ระบบชำระเงินเป็นขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า ที่ทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

Process 5.1 จัดการชำระเงินเป็นขั้นตอนการตรวจสอบและการชำระเงิน

    - พนักงานและลูกค้า จะทำการเรียกดูข้อมูลการชำระเงิน Process ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มใบสั่งซื้อสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มการชำระเงินสด แฟ้มการชำระเงินผ่อน มาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้า และทำการส่งข้อมูลไปให้ Process 5.2

Process 5.2 พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน เป็นขั้นตอนการพิมพ์ข้อมูลใบเสร็จรับเงิน

    - Process ทำการรับข้อมูลจาก Process 5.1 มาทำการประมวลผลและดึงข้อมูลจากแฟ้มใบเสร็จรับเงิน จากนั้นจะทำการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า

แสดง DFD LEVEL 1 Process 6

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 6

Process 6 พิมพ์รายงานมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

Process 6.1 พิมพ์รายงานประจำวันเป็นขั้นตอนการพิมพ์รายงานประจำวัน

     - Process ทำการรับข้อมูลจากเจ้าของกิจการแล้ว Process ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า แฟ้มใบเสร็จรับเงิน แฟ้มใบสั่งซื้อสินค้า มาทำการประมวลผลเพื่อทำการพิมพ์รายงานและส่งไปให้เจ้าของกิจการ

Process 6.2 พิมพ์รายงานสรุปเป็นขั้นตอนการพิมพ์รายงานสรุป

     - Process ทำการรับข้อมูลจากเจ้าของกิจการแล้ว Process ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า  แฟ้มใบเสร็จรับเงิน แฟ้มใบสั่งซื้อสินค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มการชำระเงินสด แฟ้มการชำระเงินผ่อน ประมวลผลเพื่อทำการพิมพ์รายงานและส่งไปให้เจ้าของกิจการ

แบบจำลองข้อมูล (Data Modeling)

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบการขายด้วย E-R Diagram

E-R Diagram ของระบบการขาย

         นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrma)  ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล  (Data Modeling)   ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพัทธ์ระหว่างข้อมูล  (Entity Relationship Diagram: E-R Diagram)  โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้ง 2 ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการขาย ในระบบการขายสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้

สร้าง Relationship ให้กับ Entity

จาก Entity ที่ได้และการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม นำมาเขียนเป็นความสัมพันธ์(Relationship) ระหว่าง Entity ทั้งหมดดังรายละเอียดต่อไปนี้

1.       ลูกค้า มีความสัมพันธ์กับ สินค้า โดยลูกค้า 1 คน ซื้อ สินค้าได้หลายอย่าง

2.       สินค้า มีความสัมพันธ์กับ พนักงาน โดยสินค้าหลายอย่าง สามารถ ขายได้โดยพนักงาน 1 คน

3.       ลูกค้า มีความสัมพันธ์กับ ใบเสร็จรับเงิน โดยลูกค้า 1 คน มี ใบเสร็จรับเงินได้หลายใบ

4.       พนักงาน มีความสัมพันธ์กับ ขายสินค้า โดยพนักงาน 1 คนสามารถ ขายสินค้าได้หลายอย่าง

5.       ขายสินค้า มีความสัมพันธ์กับ ผ่อนสินค้า โดยขายสินค้า 1 ครั้ง สามารถผ่อนสินค้าได้หลายงวด

จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์ (Relationship)

กำหนด Attribute และ Primarykey

       จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ การขายและการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากแหล่งเอกสารที่มีอยู่แล้วของบริษัท จึงได้นำมากำหนด Attribute เพื่อกำหนดเป็นคุณลักษณ์ของ Entity ทุก Entity และแสดง Primary key ด้วยการขีดเส้นใต้ดังต่อไปนี้

***********************************************************************

   ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบเชิงกายภาพ

ขั้นตอนการออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)

           เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐานข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้

          ทั้งนี้ในการออกแบบที่นอกเหนือจากที่กล่าวมานี้ ขึ้นอยู่กับระบบขององค์กรว่า จะต้องมีการเพิ่มเติมรายละเอียดส่วนใดบ้าง แต่ควรจะมีการออกแบบระบบความปลอดภัยในการใช้ระบบด้วย โดยการกำหนดสิทธิในการใช้งานข้อมูลที่อยู่ในระบบของผู้ใช้ตามลำดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะมีการตรวจสอบความถึงพอใจในรูปแบบและลักษณะการทำงานที่ออกแบบไว้ โดยอาจจะมีการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน

User Interface

          การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design ) เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าไปยังสู่ระบบการขาย

หน้าต่างสมัครสมาชิกบริษัท Coffee's Love

หน้าต่างหลัก ของลูกค้า

หน้าต่างหลักของพนักงาน

*******************************************************************

ขั้นตอนที่6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

        เป็นขั้นตอนในการนำข้อมูลเฉพาะของการออกแบบมาทำการเขียนโปรแกรมเพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะ และรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้   หลังจากเขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว    นักวิเคราะห์จะต้องทำการทดสอบโปรแกรม     ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมา   และสุดท้ายคือการติดตั้งระบบไม่ว่าจะเป็นระบบใหม่หรือเป็นการพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยทำการติดตั้งตัวโปรแกรม ติดตั้งอุปกรณ์พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรอบรมให้แก่ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง

        เริ่มจากการเขียนโปรแกรมซึ่งโปรแกรมเมอร์จะได้รับชุดเอกสารที่เกิดขึ้น ตั้งแต่ขั้นตอนแรก   จนถึงขั้นตอนการออกแบบ  โดยเฉพาะข้อมูลส่วนของการออกแบบที่จะช่วยให้การเขียนโปรแกรมง่ายขึ้น   หลังจากนั้นจะต้องมีการทดสอบโปรแกรมเพื่อหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นและทำการแก้ไขในเบื้องต้น เมื่อโปรแกรมผ่านการทดสอบแล้ว กิจกรรมต่อไปคือ การติดตั้งระบบใหม่ พร้อมทั้งจัดทำคู่มือประกอบการใช้โปรแกรม จัดหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้ระบบและคอยช่วยเหลือในระหว่างการทำงาน

        เมื่อผ่านการขั้นตอนต่าง ๆ ไมว่าจะเป็นการศึกษา การวิเคราะห์และการอกแบบระบบ ซึ่ง เป็นขั้นตอนใหญ่ที่มีความสำคัญมากในการที่ระบบจะ ได้รับการพัฒนาเป็น  ระบบใหม่หรือไม่  สำหรับขั้นตอนหลัง  จากผ่านการวิเคราะห์และออกแบบระบบมาแล้ว  คือ  การติดตั้งระบบที่ได้มีการศึกษา วิเคราะห์และออกแบบเรียบร้อยแล้ว ซึ่งได้แก่การวางแผน การติดตั้งระบบใหม่ที่ได้ทำการพัฒนา มาแล้ว ซึ่งจะได้ศึกษากันในบทนี้

การวางแผนการติดตั้งระบบ

         ก่อนที่นักวิเคราะห์ระบบจะนำเอาระบบงานใหม่ไปติดตั้งให้กับผู้ใช้งานนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้อง จัดทำแผนงานการติดตังระบบแผนงานก่อน(Installation Plan) โดยแผนงานการติดตั้งระบบควร จะต้องครอบคลุมเนื้อสำคัญ คือ

1.ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง

        จะต้องทำการวางแผนให้ครอบคลุมถึง   การติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จะติดตั้งทั้งหมดที่  ต้องใช้ ไม่ใช่เฉพาะการติดตั้ง   โปรแกรมของระบบงานใหม่เท่านั้น  แต่รวมถึงการติดตั้งฐานข้อมูลและ แฟ้มข้อมูลที่จำเป็นและซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่ต้องการใช้ร่วมกันด้วย การติดตั้งซอฟต์แวร์จึงมีระดับตั้งแต่ง่าย ไปจนถึงระดับซับซ้อน  เช่น  ระบบสำหรับผู้ใช้คนเดียว (Single  User)  แบบง่ายไปจนถึงระบบที่ซับซ้อน  ซึ่งจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขทั้งทางระบบที่ใช้อยู่ใน ปัจจุบันให้เชื่อมกับระบบใหม่ ไปจนถึงการติดตั้งระบบให้ใช้ได้ บนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่แตกต่าง  ออกไปซึ่งมีความแตกต่างกันของคุณสมบัติของเครื่อง ทำให้การวางแผนการติดตั้งระบบงานต้องการพิจารณาอย่างรอบคอบ และทำรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป ในส่วนของการติดตั้งซอฟต์แวร์ ซึ่งจะต้องสนใจว่าซอฟต์แวร์อะไรที่จะติดตั้งให้กับผู้ใช้และจะทำอย่างไร จึงจะทำให้การติดตั้งสำเร็จลงได้ นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องคำนึงว่า อะไรบ้างที่จะต้องนำไป ทำการติดตั้ง และแผนงานการตั้งระบบนี้จะต้องทำให้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย และกระจายหน้าที่ความ รับผิดชอบให้กับทีมงาน และร่วมกันประชุมกันก่อนอีกครั้ง ก่อนที่จะนำเอาแผนงานที่ได้วางเอาไว้ทำการติดตั้งปฏิบัติจริง

2.วิธีการติดตั้ง

      เพื่อให้การติดตั้งระบบเป็นไปอย่างสมบูรณ์ วิธีการติดตั้งระบบงานในที่นี้หมายถึง การเปลี่ยนระบบงานที่ใช้อยู่เดิมให้เป็นระบบงานใหม่วิธีการติดตั้งที่นิยมใช้อยู่มีอยู่ด้วยกัน 5 วิธี คือ

        1. การติดตั้งแบบทันทีโดยตรง ( Direct Changeover)

        2. การติดตั้งแบบขนาน (Parallel Conversation)

        3. การติดตั้งแบบทยอยเข้า (Phased or Gradual Conversation)

        4. การติดตั้งแบบโมดูลาร์โปรโตไทป์ (Modular Prototype)

        5. การติดตังแบบกระจาย (Distributed conversation)

3.ผลกระทบที่มีต่อองค์กร

        สิ่งสุดท้ายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคำนึงถึง คือ ผลกระทบของระบบงานใหม่ที่มีต่อธุรกิจหรือองค์กร เพราะการติดตั้งระบบงานให้เข้า ไปในองค์กรย่อมก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงาน หน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานและผู้ใช้ระบบไม่มากก็น้อย จึงต้องมีการชี้แจงให้ทราบถึงบทบาทที่เปลี่ยนไปและ ผลกระทบต่าง ๆ รวมทั้งความรู้สึกสับสน ในช่วงแรกของการใช้ระบบงานใหม่นั้นให้เห็นว่าเป็นเรื่อง ธรรมดา  ฉะนั้นในทุกขั้นตอนของการวิเคราะห์และออกแบบระบบจึงมักดึงเอาผู้ใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรมอยู่ตลอดเลา และในการติดตั้งระบบ ผู้ใช้ยังคงมีส่วนร่วมซึ่งมีความสำคัญต่อ การที่ระบบงานใหม่จะเป็นที่ยอมรับของผู้ใช้ ผู้ใช้ระบบจะช่วยนักวิเคราะห์ระบบได้ในเรื่องที่เกี่ยวกับการ สร้างแฟ้มข้อมูล การบันทึกข้อมูลย้อนหลัง และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เป็นต้น การให้ ผู้ใช้มีส่วนร่วมนี้จะทำให้เขารู้สึกว่าเป็นเจ้าของระบบงานใหม่นี้ด้วย

การคิดต้นทุนในการติดตั้งระบบ

        การคิดต้นทุนของระบบจะกระทำในช่วงของการศึกษาระบบ ซึ่งเมื่อนักวิเคราะห์ระบบได้ทำการ ออกแบบระบบจะต้องคิดโครงสร้างในผลประโยชน์ที่จะได้รับของระบบนั้นๆ ที่ พึ่งจะมีในระยะเวลา การวิเคราะห์ระบบ จะต้องทำการกำหนดต้นทุนของทังระบบ โปรดสังเกตว่าต้นทุน จะจำกัดขอบเขต และชนิดของระบบที่จะถูกต้องติดตั้งและใช้งาน

ข้อดีในการวิเคราะห์ต้นทุนระบบ

        1. การวางแผนการวิเคราะห์ต้นทุน เป็นผลลัพธ์ที่มีรากฐานอยู่บนการวิเคราะห์ต้นทุนของโอกาสในการใช้ทรัพยากรไปในจุดประสงค์หนึ่ง ๆ มากกว่าอีกจุดประสงค์หนึ่ง

       2. การวางแผนการวิเคราะห์ต้นทุน เป็นสิ่งที่มีรากฐานอยู่บน Cash Flow ที่เกี่ยวกับจำนวนเงินที่ จะต้องใช้สำหรับProject หนึ่ง ๆ และต้องใช้จำนวนเงินนั้น ๆ ต่อจากนั้นก็สามารถที่จะวางงบประมาณและจัดเตรียมจำนวนเงินไว้เพื่อใช้จ่ายเมื่อถึงกำหนดเวลา

********************************************************************

ขั้นตอนที่7

การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนการซ่อมบำรุงระบบ

        เป็นขั้นตอนเพื่อการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้น รวมทั้งเป็นขั้นตอนเพื่อการปรับปรุงดัดแปลงหรือแก้ไขทั้งโปรแกรม นอกจากนี้ยังปรับปรุงให้ทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นอยู่เสมอ เช่น รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปหรือการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี กิจกรรมการซ่อมบำรุง มี 4 ขั้นตอน

        1. เก็บรวบรวมคำร้องขอให้ปรับปรุงระบบ

        2. วิเคราะห์ข้อมูลการร้องขอเพื่อการปรับปรุง

        3. ออกแบบการทำงานที่ต้องงการปรับปรุง

        4. ปรับปรุงระบบ

ประเภทของการซ่อมบำรุงแบ่งได้ดังนี้

        1. Corrective Maintenance เป็นประเภทที่สำคัญที่สุด เนื่องจากซ่อมเพื่อความถูกต้องของข้อมูล หรือแก้ไขข้อ ผิดพลาด มักเกิดหลังติดตั้งระบบใหม่ หรือใช้มาได้ระยะเวลาหนึ่ง

        2.  Adaptive Maintenance เป็นการดัดแปลงขั้นตอนการทำงาน ตามความต้องการของผู้ใช้และตามเงื่อนไขของการทำงาน

        3.  Perfective Maintenance เป็นการเพิ่มเติมบางอย่างเข้าไปในระบบเพื่อให้ดูแปลกใหม่หรือสามารถใช้งานให้ง่ายขึ้น

        4. Preventive Maintenance เป็นการป้องกันโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น เช่น การเพิ่มความสามารถในการเก็บข้อมูล

การซ่อมบำรุงจะเกิดต้นทุน แต่จะสูงหรือต่ำขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น

        1. จำนวนข้อผิดพลาดที่แฝงอยู่ภายในระบบ (Defects)

        2. จำนวนลูกค้า (Customers)

        3. คุณภาพของเอกสาร (Documentation)

        4. คุณภาพของทีมงานซ่อมบำรุง (Personal)

        5. เครื่องมือที่ใช้สนับสนุนการซ่อมบำรุงระบบ (Tools)

องค์กรอาจตั้งใจที่จะซ่อมบำรุงระบบให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้นานที่สุด องค์กรจึงควรตระหนักถึงการจัดการการซ่อมบำรุง เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่เกิดค่าใช้จ่ายไม่มาก การจัดการแบ่งออกได้ 3 ด้าน ดังนี้

        1. บุคลากรในทีมงานซ่อมบำรุง

        2. การประเมินผลประสิทธิภาพในการซ่อมบำรุง

        3. การควบคุมการร้องขอให้ปรับปรุงระบบของผู้ใช้

จัดทำโดย

น.ส.เกศสุพร  เขียวขำ
2571031441318
ปี 3 เทียบโอน

น.ส.อาริสา  พิมพ์สวัสดิ์
2571031441343
ปี 3 เทียบโอน